10 345 mails in de inbox… Voor heel veel mensen een realiteit.
En dat betekent echter in de meeste gevallen niet dat je populair bent, maar dat er ongelooflijk veel rommel op je af komt.
En je probeert ze te negeren, en dat lukt wel voor even, maar dat cijfer blijft maar oplopen. En steeds irritanter worden.
Dat is eigenlijk heel logisch. Want elke mail die in je inbox belandt, vraagt aandacht, een beslissing. En elke mail die daar blijft staan, wijst op een uitgestelde beslissing.
En elke keer dat je die mailbox opent, word je geconfronteerd met al die uitgestelde beslissingen. Dat vinden we doorgaans niet zo fijn. Dus hoe maken we die inbox weer (bijna) leeg?
Nieuwe mails
Negeer nog even die 10 345 mails. We gaan eerst een systeem opzetten om de nieuwe mails te verwerken. Dan komen er alvast geen meer bij.
Dat systeem is eigenlijk heel simpel en daarom werkt het ook 🙂 ! Het gaat als volgt:
- SCAN je e-mails. Lees dus niet meteen alles in detail, maar vraag je af ‘WAT MOET IK DOEN?’
- duurt die actie minder dan 2 minuten (bvb. zet de datum van de uitnodiging in je agenda, …): DOE ONMIDDELLIJK
- duurt de actie langer dan 2 minuten: label als ‘TO DO’ en behandel later (+ plan in: vanavond, morgen, volgende week…)
Opmerking: zelf gebruik ik het label ‘to do’ niet maar laat ik deze mails in mijn inbox staan. Wat in mijn inbox staat, moet ik dus nog behandelen.
Je kan bovendien ook een label ‘te lezen’ aanmaken voor mails die je later nog eens op je gemak wil herlezen, maar waar verder niets mee moet gebeuren, zoals info over een opleiding die je misschien wil volgen, … Wees echter eerlijk met jezelf en durf te deleten wanneer dit mapje te veel mails begint te tellen.
- na de actie: vraagt de email nog opvolging? Zo ja: label als ‘opvolgen’. Zo neen: delete of archiveer.
Wat is belangrijk?
Nu je toch aan het oefenen gaat met je inkomende mails, stel je meteen ook de vraag hoe belangrijk en dringend iets is. Met andere woorden: vóór je het label ‘to do’ opkleeft, vraag je ook eens of of je dit wel écht moét doen? En of het wel echt zo dringend is?
Heel veel wat op ons afkomt lijkt belangrijk en dringend, maar als we eens kritisch durven kijken, dan is dat helemaal niet zo. Veel zaken hoeven niet nu en meteen. Want als we dat blijven doen, dan houden we zelf het hoge leef- en communicatietempo in stand.
Een handig middeltje hiervoor is de tabel van Eisenhower.
Als je zo met je mails leert omgaan, zal je merken dat sommige zaken zich plots ‘vanzelf’ oplossen, voor je nog maar het mailtje beantwoordde 🙂
Oude mails
En wat met die 10 345 mails die daar wel nog steeds om aandacht staan te roepen?
Oefen eerst je nieuwe systeem in. Maw: elke nieuwe mail, daar neem je vanaf nu een beslissing over: TO DO, OPVOLGEN, DELETEN of ARCHIVEREN.
Nu je nieuwe systeem is ingevoerd, zal je merken dat je 10 345 mails niet meer aangroeien. Wat doe je daar nu mee?
Enkele opties:
- de luie optie: selecteer ze allemaal en gooi ze in één archiefmapje dat je labelt met ‘oude mails tem datum-van-vandaag‘. Mails opzoeken doen we toch doorgaans met het zoekveld.
- de iets minder luie optie: haal eerst alle reclame-rommel uit je mailbox door te filteren op bvb. Booking.com. Dan krijg je alle mails van die afzender te zien en kan je ze in één klap deleten. Schrijf je ondertussen ook uit de mailinglists. Gooi daarna de rest in één archiefmapje.
- voor de gemotiveerde opruimers: gooi eerst alle rommel-mails eruit (zie vorige stap) en ga daarna stap voor stap aan de slag door elke dag enkele oude mails te archiveren volgens jouw persoonlijke mappenstructuur. Het gaat wat trager, maar je zal zien: op een dag, is je mailbox – zo goed als – leeg.
Het leuke is: je hoeft NIET eerst alle 10 345 mails weg te werken voor je met een goed, nieuw systeem kan beginnen!
Houden zo!
Hoe zorg je ervoor dat die mailbox niet wéér volloopt?
- schrijf je uit voor ongewenste, overbodige mailinglists en reclamemails. Wat je nodig hebt, hoeft reclame je echt niet te vertellen.
- neem beslissingen over elke mail: to do, opvolgen, te lezen, delete, archiveer. Dit zal je even moeten inoefenen, maar sta het niet toe om je inbox te laten aanzwellen. Geef jezelf wat oefentijd: je wordt er beter in!
- durf mails te deleten wanneer je ze niet meer nodig hebt!
- zorg voor een duidelijke archivering: werk met grote categorieën, niet elke mail hoeft een apart label te krijgen.
- moet er wel zoveel gemaild worden? Kan je niet gewoon even bellen?
- hou het kwadrant van Eisenhower in je hoofd, hang het op, prik het op je prikbord en vraag je af bij al die mails die op je afkomen: WAT MOET IK DOEN? en HOE BELANGRIJK/DRINGEND is dit? Je zal zien: weinig mails zijn écht zo belangrijk en dringend dat je er nu en meteen een antwoord op moet geven ;).
- zet je email-meldingen op je telefoon uit, en check je mails pas wanneer je er ook rustig beslissingen over kan nemen!
Veel succes!
En je weet: even hulp nodig? Een duwtje in de rug? Maak een afspraak of contacteer ons gerust!
Voor meer opruimtips, volg deze blog onderaan deze pagina of blijf op de hoogte via mijn Facebookpagina!
Ik ben Nele Colle, opruimcoach en mama van 3. Op deze blog neem ik jullie dus graag mee op mijn eigen zoektocht om op een haalbare manier meer rust en meer ruimte te creëren door minder spullen, minder drukte en minder afval.
Bron omslagafbeelding:
https://www.conferencesthatwork.com/index.php/technology/2014/01/how-to-delete-all-mail-messages-from-iphoneipad-in-one-step/
Mama Ruimt Op 